Onderhanden werk – uitgevoerde werkzaamheden waarvoor nog geen factuur naar de klant is verzonden – is een onderwerp waar vrijwel iedereen mee worstelt. Dat is wellicht de belangrijkste conclusie van onze kennissessie op 23 oktober. Hoe groot of klein je het ook maakt, het gaat allemaal om structuur binnen je projecten. En hoe goed je tools ook zijn, als de structuur niet goed op orde is, blijft onderhanden werk een probleem.

Hoe ver staan we precies in het project? Wat moeten we nog doen om het project af te maken? Welke kosten komen er nog aan? ‘De ellende’ van onderhanden werk wordt vaak gezien als een klusje van de financiële afdeling, maar het raakt alle facetten van je bedrijfsvoering. Voor een reële inschatting van je projectstatus richt je je vragen graag aan de projectleider of een projectteam. Maar daar vind je geen actueel inzicht, daar vind je wensdenken. Inschattingen op basis van ervaring. Een onderbuikgevoel.

Waar het onderbuikgevoel regeert, is (te) weinig grip op projecten. Hoe kun je sturen op cijfers als die cijfers onbekend zijn? Wie dat belang erkent, kan stappen zetten.

Pieter Dekkers

Om een onafhankelijke visie op het onderwerp te bieden, vroegen we Pieter Dekkers als spreker. Op basis van zijn bestuurlijke en operationele bedrijfseconomische ervaring in project-georiënteerde bedrijven deelde hij zijn blik op onderhanden werk met de 30 deelnemers. Aan de hand van stellingen onderzocht hij hoe de deelnemers tegen het onderwerp aankeken en met welke verwachting zij de sessie in gingen. Ook liet hij zien dat onderhanden werk door verschillende stakeholders verschillend gezien wordt.

Het onderwerp blijkt niet zwart-wit te zijn (was het maar zo gemakkelijk!). Een hoge onderhanden werk-positie, waarbij je aan het voorfinancieren bent voor je klant, hoeft niet erg te zijn. Als je de consequenties ervan maar kent en accepteert. En als je proces er maar op ingericht is. Oftewel: het moet een bewuste keuze zijn.

En dan zie je dat onderhanden werk niet alleen om rapporteren gaat, maar juist om het organiseren van je proces. Alle tools die je in en om je organisatie hebt, komen daarin samen.

Barry van den Reek

Na het eten nam Barry, onze technisch directeur, het stokje over om te laten zien hoe wij het onderwerp onderhanden werk in en met Liemar aanpakken. Daarbij zijn uiteraard de vijf statistieken – die het uitgangspunt van onze manier van werken zijn – aan de orde gekomen. Algemene kosten, kostendekking, projectresultaten, project- en productieplanning en liquiditeitsplanning: vastgelegde informatie waarop je kunt sturen.

Zo veel bedrijven, zo veel processen, zo veel automatiseringsniveaus. Niet vreemd dus, dat Barry vijf manieren kan noemen om je onderhanden werk te bepalen. Dat is tooling. En wat je kiest, is minder belangrijk dan dat je kiest. Veel belangrijker is dat je besluit hoe je onderhanden werk in jouw organisatie gaat waarderen: zo werken wij. Als je dat op een goede manier doet, kun je gaan sturen op een goed eindresultaat.

Grootste uitdaging

Het moeilijkste aan het bepalen van onderhanden werk, is het bepalen van het detailniveau. Tot op welk niveau wil je inzicht hebben? Wat wil en kun je vastleggen? Wat is relevante informatie en wat is schijnzekerheid? Het antwoord vinden is een proces waar je als organisatie doorheen moet. En waar we je natuurlijk graag in ondersteunen.

Waardevolle kennis

We zeggen het vaak: staalbouwers helpen staalbouwers. Ook dat bleek duidelijk uit de kennissessie. Het onderwerp onderhanden werk leeft in meer of mindere mate en op allerlei maturiteitsniveaus bij alle deelnemers. De bereidheid om zowel problematiek als kennis met elkaar te delen was groot. Alleen dat is al reden genoeg om de kennissessie als een succes te beschouwen. We bedanken alle deelnemers dan ook voor hun enthousiasme, betrokkenheid en bijdragen.

De komende tijd delen we meer informatie en inzichten uit de kennissessie. We nodigen je dan ook van harte uit om onze website, ons LinkedIn-kanaal en onze nieuwsbrieven in de gaten te houden. Wil je graag rechtstreeks van gedachten wisselen? Bel ons. We praten graag verder met je.