Regelmatig worden de termen ‘opleveren’ en ‘gereed melden’ door elkaar gebruikt. Maar er is een wezenlijk verschil. En misverstanden hierover kunnen best grote gevolgen hebben.

Zo gaat bij het aanvaarden van een oplevering van een werk (of een deel daarvan) het risico over op de opdrachtgever. Bij het opleveren starten ook diverse belangrijke termijnen. Denk daarbij aan de onderhouds- of garantietermijn, maar ook aan eventuele verval- of verjaringstermijnen van jou als aannemer. Daarnaast is de oplevering vaak het ijkpunt voor het vaststellen van een eventuele bouwtijdsoverschrijding, met alle gevolgen die daar aan vast kunnen zitten.

Het is dan ook van groot belang om te zorgen dat je met de opdrachtgever goede afspraken maakt over hoe een oplevering verloopt en wanneer deze plaatsvindt. Zo kan het raadzaam zijn om vóór de formele oplevering al een inspectieronde of vooroplevering te doen, om te voorkomen dat er op het laatste moment nog onverwachte zaken zijn die een aanvaarding in de weg staan.

Een oplevering wil niet zeggen dat alle (administratieve) werkzaamheden afgerond zijn. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er nog kosten geboekt moeten worden, of dat er nog verkoopfacturen verstuurd moeten worden. Om dit te ondersteunen wordt ook binnen LiemarX een onderscheid gemaakt: je kunt (deel)projecten opleveren en uiteindelijk ook gereed melden. Dit zijn dus twee verschillende statussen die een project kan hebben. Het onderscheid in LiemarX is: 

Opleveren

Wanneer een project de status opgeleverd heeft in LiemarX, dan beschouwen we het project in zoverre gereed, dat je als bedrijf dat het project maakt, klaar bent met alle handelingen voor dit project. Er kunnen geen sub-fases/sub-projecten meer voor dit project aangemaakt worden. Er kunnen ook geen uren meer op dit project geboekt worden, omdat je klaar bent met dit project. Zo is het voor iedereen in de organisatie duidelijk dat er geen werkzaamheden meer verricht dienen te worden. 

Het project – inclusief eventuele geplande uren – verdwijnt uit de planning, omdat er geen activiteiten meer uitgevoerd hoeven te worden. Wel kunnen er nog inkoopfacturen op een opgeleverd project geboekt worden en kun je zelf uiteindelijk ook nog verkoopfacturen voor dit project versturen. Daarom blijft het project default dus wél zichtbaar in de OHW-lijst (OnderHandenWerk), tenzij het wenselijk is om de OHW-lijst alleen te baseren op de status ‘niet opgeleverd’.

Gereed melden

Wanneer een project de status gereed heeft in LiemarX, dan beschouwen we het project volledig afgerond. Dit is dus nog een stapje meer gereed dan de status opgeleverd, die we zojuist genoemd hebben. Elk project dat gereed is gemeld, is ook altijd opgeleverd. Alles wat voor een opgeleverd project geldig is, geldt dus ook voor een gereed gemeld project. Wanneer een project gereed is, kan er helemaal niets meer op dit project gebeuren. Het project is financieel gereed en er kunnen geen inkoopfacturen en verkoopfacturen meer op dit project geboekt worden. Ook worden dan automatisch alle documenten gearchiveerd en verdwijnt het project uit de OHW-lijst.