Bij de woorden ‘elektronische facturatie’ en ‘e-invoicing’ denken veel mensen aan facturen die in pdf per mail verzonden en ontvangen worden. Deze vorm van factureren is natuurlijk veel efficiënter dan een factuur per post, maar biedt niet alle voordelen van elektronisch factureren. Dat gaat namelijk nog een (stevige) stap verder. Een e-factuur is een xml-bestandstype en heeft het gestructureerde UBL-formaat. Dit type bestand wordt door (de meeste) boekhoudpakketten automatisch herkend en verwerkt. En dat scheelt veel handmatig werk.

De voordelen van elektronische facturatie

• Sneller: zowel het maken en versturen van facturen, als het betaald krijgen.
• Goedkoper: e-invoicing is 75% goedkoper dan factureren op papier.
• Duurzamer: minder papierverbruik en een lagere CO2-uitstoot.
• Veiliger: minder fraudegevoelig.
• Nauwkeuriger: minder handmatig werk dus minder menselijke fouten.
• Makkelijker: onmiddellijke verwerking, dus actuele cijfers.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL is een open exchange netwerk voor het uitwisselen van e-facturen. Het is dé internationale standaard voor e-facturatie en e-ordering. Met behulp van gestandaardiseerde informatievelden is het mogelijk om automatisch te herkennen en te vullen. Zo koppel je jouw bedrijfsadministratie gemakkelijk en wereldwijd aan die van andere bedrijven en overheidsorganisaties. PEPPOL biedt een snel en beveiligd netwerk, waarin de identiteit van gebruikers vastgelegd is.

Elektronisch factureren: de aankomende norm voor b2b-transacties

De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) is in Nederland toezichthouder op het Peppol-afsprakenstelsel. Soms is e-factureren via PEPPOL al een harde eis. Zo geldt er voor de publieke en (in meer of mindere mate) particuliere sector in België, Nederland, Frankrijk, Italië en Spanje al een actieve verplichting. Ook buiten Europa zijn landen bezig met het verplicht stellen van e-invoicing via PEPPOL, zoals Australië, Singapore, Japan en Nieuw-Zeeland.

De Europese Commissie werkt aan een wetsvoorstel, VAT in the Digital Age (ViDA), dat e-invoicing voor b2b-transacties verplicht:

• Tegen 2024 mogen Europese lidstaten e-invoicing verplichten, zonder toestemming van het Europese parlement. Polen en Italië doen dit al.
• Tegen 2028 moet e-invoicing de norm zijn binnen de EU. Ook wordt digitale rapportering van transactionele data een vereiste.

E-invoicing in België

De Belgische overheid wil in juli 2024 starten met een gefaseerde uitrol voor de b2b-markt, waarbij ondernemers facturen via e-invoicing moeten kunnen ontvangen. De verwachte impact is groot, want 60% van de facturen in België wordt nu verzonden via e-mail. Zo’n 25% van de facturen heeft al een gestructureerd formaat. De Vlaamse overheid speelt hierin een voortrekkersrol en voerde het systeem al in vanaf 2017.

E-invoicing in Nederland

De Nederlandse overheid heeft gekozen voor PEPPOL als de standaard voor e-facturatie, omdat het voldoet aan de Europese norm. Bovendien is de reikwijdte van PEPPOL groter dan alleen de EU; ook landen daarbuiten stellen e-factureren via PEPPOL centraal.

Hoe kun je elektronisch factureren?

Waarschijnlijk heb je de juiste hulpmiddelen al. Dit heb je nodig:

• ERP-pakket of facturatietool
  Om een factuur in ubl- of xml-formaat aan te maken (bijvoorbeeld LiemarX).
• Toegang tot het PEPPOL-netwerk
  Het versturen en ontvangen verloopt via een access point.
• Documentverwerkingstool
  Om je facturen in te lezen én te verwerken in de boekhouding.

Hoe kun je starten met e-invoicing?

Als LiemarX-gebruiker is het erg eenvoudig om te starten. Kom je er zelf niet uit? Dan staan we je natuurlijk graag bij. Gebruik je onze ERP-software nog niet? Dan is er voor jou nog veel meer winst te behalen dan alleen e-invoicing 😉 Neem contact met ons op voor meer informatie!

Bron: www.peppol.eu, www.rvo.nl, www.peppolautoriteit.nl