Alle staalbouw- en metaalconstructiebedrijven hebben baat bij een goed werkend documentbeheersysteem ofwel document management systeem, ook wel DMS genoemd. Projecten in de staalbouwbranche zijn erg omvangrijk. Er wordt steeds meer gecorrespondeerd met klanten en eventuele andere betrokkenen.

Bij een project wordt veel informatie zwart op wit vastgelegd, denk aan e-mails, facturen, tekeningen en aantekeningen. Door deze informatie centraal te documenteren en voor iedereen benaderbaar te maken, kunnen je medewerkers efficiënter en prettiger te werk gaan.

Voordelen van ons documentbeheer:
– Koppeling met alle onderdelen binnen Liemar ERP
– Tijdsbesparing
– Foutvermindering
– Zoekfunctie
– Eén centrale bibliotheek
– Altijd inzicht in de actuele stand van zaken

Eén centrale bibliotheek
Voorheen moest informatie over een project naar elkaar worden gemaild of moesten mensen via een geprint document op de hoogte worden gesteld. Dat is erg tijdrovend en bovendien foutgevoelig. In het documentbeheersysteem van Liemar kan alle informatie met betrekking tot de klant en/of met betrekking tot een bepaald project overzichtelijk worden vastgelegd. Klantgegevens, contactpersonen, offertes, tekeningen, afspraken; het wordt allemaal in één centrale bibliotheek opgeslagen. E-mails kunnen automatisch worden geïmporteerd vanuit Outlook en worden in chronologische volgorde gepresenteerd in het systeem. Je hebt alle informatie overzichtelijk bij elkaar en kunt gemakkelijk de actuele stand van zaken bekijken.

Inzicht en overzicht
Alle informatie over een project kan door de betrokken personen worden ingezien. Op deze manier bewaar je het overzicht en kunnen projecten beter worden gemanaged. Het documentmanagementsysteem van Liemar maakt het mogelijk documenten naar eigen wens in te delen. Je kunt bijvoorbeeld verschillende mappen aanmaken om documenten te groeperen. Daarnaast worden alle documenten in het systeem geïndexeerd. Dit houdt in dat de software bekijkt waar het document over gaat. Via de zoekfunctie kan een document in een mum van tijd worden gevonden wanneer er gezocht wordt naar relevante kenmerken of trefwoorden in de tekst. Op deze manier heb je de gewenste informatie onmiddellijk voorhanden!

Koppeling met andere modules
De kracht van onze module documentbeheer is dat er een koppeling bestaat met alle andere onderdelen binnen onze ERP-software. Informatie uit het documentmanagementsysteem kan bijvoorbeeld eenvoudig gekoppeld worden aan taken. De kracht van Liemar is de synergie tussen de verschillende modules waarmee het gehele project gemanaged kan worden.